一般教養

仕事|上手な伝え方(PREP法で整理する)

1.そもそも何を伝えたい?

 報告や説明など、人に何かを伝えるときには、伝える人自身が話の要点を整理し、ポイントを明確にしておく必要があります。そのためには事前準備が欠かせません。強調すべき点を絞り込んだり、具体例を入れたりしながら、相手の印象に残る伝え方を工夫することが大切です。特にプレゼンテーションなど人前で話す場合には、次の3つの点に気をつけて展開するといいでしょう。

  • 内容…… 聞き手が理解しやすい内容になっているか。
    全体を見据えた情報量の過不足、伝達内容の優先順位、最重要ポイントの明示、など
  • 構成…… 簡潔かつメリハリのある構成になっているか。
    明確なテーマ設定、事例などを交えた説明、主体的でわかりやすい表現(専門用語や略語の多用、難解な言葉は避ける)、など
  • 印象…… 聞き手に好印象を与える話し方や立ち居振る舞いができているか。
    正しい姿勢で立つ、ゆっくりと話すことでゆとりを持たせる、発声は一音一音はっきりと、アイコンタクトを取る、質疑には受容の言葉を添えてから適切に対応する、など
    大事なのは「伝える」が「伝わる」になるような効果的な伝え方のコツを習得すること。伝えたいことをどう整理するか意識するだけでもコミュニケーション力はアップするはずです。

 

2.PREP法で伝えたいことを整理する

 伝えたいことがうまく伝わらない、何が言いたいのかわかりづらいと言われるという人は、話(あるいは文章)の構成に原因があるのかもしれません。話が整理されていない状態でいくら伝えようとしても、聞き手(読み手)はそれを理解できず、結局は要点が伝わらないままになってしまいます。そんなときには「PREP(プレップ)法」を使ってわかりやすい説明を心がけましょう。
 PREP法とは、「結論(P)」「理由(R)」「具体例(E)」「結論(P)」の4つのステップからなる文章構成術の一つです。論理的で説得力のある話し方(文章の書き方)ができる、ビジネス文書の作成やプレゼンテーションなどビジネスシーンでは欠かせない手法となっています。

  • P=Point:結論
  • R=Reason:理由
  • E=Example:具体例
  • P=Point:結論

 

最初に話の要点や主張をしっかりと伝える
 PREP法の特徴は最初に「結論」を伝えることです。結論から述べることで論理的に話を組み立てやすくなり、聞き手も何について話しているのかを把握しやすくなります。このときに気をつけたいのが、伝えたいことを3つも4つも盛り込んでしまわないこと。話の要素が多いと聞き手には何が重要なのかがわかりにくく、そのぶん理解しづらくなります。言いたいことが明確に相手に伝わるように、あらかじめ要点や主張を絞り込んでおくことが必要です。

 

結論に至った「理由」を説明する
 話の意図を伝えたら、次にそこに至るまでの「理由」を説明します。「それはなぜか」を提示することで聞き手は初めてその結論に納得し、受け入れてくれるようになります。理由がうまく伝わらないと説得力に欠けてしまいますので、聞き手の「なぜ?」という反応にしっかりと答えるようにしましょう。

 

「具体例」で説得力を持たせる
 さらに「具体例」を示して説得力を持たせます。具体例や事例には自分ごととして捉えられ、共感を得やすいという効果があります。「理由」で納得し、「具体例」で共感を得る。この流れによって理解度がより高まります。

 

もう一度要点や主張を強調する
 最後に、理由や具体例を踏まえて「結論」を再度提示することで、話にまとまりや納得感が出ます。また、繰り返すことで記憶にも残りやすくなります。

 

  • PREP法の例文
    P(結論) :私はA案とB案のうち、A案を採用すべきだと考えます。
    R(理由) :なぜなら、今回のウェブサイトのリニューアルで優先すべきことは、使い勝手を良くすることだからです。
    E(具体例):例えば、A案のデザインは従来にない新しい要素です。複雑なサイト構成が一新され、問い合わせ数が増える効果も期待できます。
    P(結論) :以上のことから、私は使い勝手の良さをより打ち出したA案を支持します。
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